Scream and Scout…

…and let it all out! Tipps fürs Location Scouting und einen Hot Spot für euer nächstes Event offenbaren wir euch mit exklusiven Einblicken in unser Eventmanagement.

Zugegeben, für unsere Weihnachtsfeier war das Location Scouting eher schnell erledigt. Für zwei Personen waren weder eine extravagante Bühnenshow noch eine ausgedehnte Veranstaltungsfläche notwendig. Zwar hätten wir gegen ein Privatkonzert oder einen persönlichen Butler nichts einzuwenden gehabt, doch wir wollten schließlich bescheiden sein. Nichtsdestotrotz können wir nach Events wie dem maxima COMEPASS Blogger Festival 2018, Österreichs größtem Blogger Festival bisher, selbstbewusst behaupten, schon einiges an Erfahrung im Bereich Location Scouting gewonnen zu haben. Nachdem wir mit unserer Eventmarke COMEPASS COMPOSED auch für dieses Jahr wieder das ein oder andere Event planen, beginnt unser Jahr 2019 also abermals mit der Suche nach attraktiven Standorten – und die sind schwerer aufzuspüren, als man glaubt. Denn mit der Suche nach der perfekten Eventlocation verhält es sich wie mit der Suche nach dem perfekten Bürostandort: Irgendwas ist immer. Wonach wir also Ausschau halten, wenn wir aktives Location Scouting betreiben, verraten wir euch in diesem Beitrag mit einer exklusiven Checklist sowie einem Geheimtipp für eine Event Location, die wir im Dezember 2018 bei einem Shooting für Rafaelas Blog Phoetry entdeckt haben. Doch das Beste kommt bekanntlich zum Schluss.

Checkliste und Tipps fürs Location Scouting

1. Größe

Bevor wir diesen Punkt behandeln, würden wir gerne das viel gepriesene „Think Big!“ relativieren. Was auf Träume zutreffen mag, gilt nicht unbedingt auch für Räume. Denn wenn es um Events geht, sollte man zwar durchaus optimistisch, in erster Linie aber realistisch denken. Kleinere Events wie Presse- oder Blogger Events kann man in der Regel recht genau einschätzen. Schwieriger wird es, wenn man die Gästezahl größerer Events, die womöglich auch noch an den Verkauf von Tickets gebunden sind, kalkulieren muss. Hier sind vor allem Erfahrungswerte gefragt. Findet ein Event zum ersten Mal statt, sollte die Premiere eher in einem kleinen, aber feinen Rahmen angedacht sein. Das erzeugt nicht nur weniger Druck, sondern auch einen stimmigeren Rahmen für das Publikum. Nichts ist unangenehmer als ein Event voller Leerstellen – das Programm kann noch so ansprechend sein, fühlt sich das Publikum unterrepräsentiert, will sich das Gefühl einer gelungenen Veranstaltung einfach nicht einstellen. Eine Plattform, die wir an dieser Stelle empfehlen können, ist die Raumverteilung. Die Betreiber der Plattform versorgen auch nach Angabe eurer Präferenzen kostenlos mit Vorschlägen. Ein Tool, das ebenfalls Zeit und Geld spart, ist Platzpirsch. Auch hier findet ihr konventionelle und unkonventionelle Locations in ganz Österreich.

2. Lage

Das Schloss oberhalb der Waldgrenze mag imposant sein, doch nutzt es nichts, wenn es niemand sehen oder erreichen kann. Wenn es um öffentliche Events geht, ist Erreichbarkeit alles. Nicht zu unterschätzen ist die Nähe öffentlicher Verkehrsmittel zu einer Veranstaltung. Vor allem das weibliche Publikum kann unwirsch werden, wenn die nächste Haltestelle einen Fußmarsch weit entfernt liegt. Hier kann man ruhig kleinlich sein. Wer meint, zehn Minuten zu Fuß seien durchaus zumutbar, ist noch nie mit Stilettos durch den Schnee gestapft. Es mag übertrieben wirken, doch wenn es um Komfort geht, ist keine Maßnahme zu viel. Bei der Lage des Events ist immer auch die Art des Events zu berücksichtigen. Was für eine Yoga Convention zumutbar ist, wirkt für eine Weihnachtsfeier vielleicht schon wie ein Weitwanderweg. Sollte eine Event Location allerdings so großartig sein, dass man sie trotz ungünstiger Lage in Betracht zieht, so bietet sich eine Partnerschaft mit einem Shuttle Service, einem Taxi- oder Busunternehmen an. Mögliche Kosten werden durch einen entsprechenden Ticketpreis wieder kompensiert.

3. Technik

Ihr habt beim Besichtigungstermin Bühnentechnik, Boxen oder Beamer erspäht und den Punkt „Technik“ schon frohlockend von eurer Checklist gestrichen? Vorsicht! Die Technik ist in den wenigsten Fällen im Mietpreis inkludiert. Fast immer wird die Technik von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellt und ausgerichtet. Klärt diesen Punkt unbedingt schon beim ersten Besichtigungstermin, ansonsten drohen euch horrende Zusatzkosten. Denn die Technik ist einer der teuersten Posten eines Events. Unterschätzt auch keinesfalls die Akustik. Bei unserem Blogger Festival in der Ottakringer Brauerei sind wir auf zahlreiche Herausforderungen in Sachen Tontechnik gestoßen. Vor allem, wenn ein Raum mehrere Funktionen erfüllt – zum Beispiel Speaker und Workshops – sollte für Lösungen wie Headsets gesorgt sein. Leider sind wir auf unserem Event auf große Probleme mit der Tontechnik gestoßen. Ein Erfahrungswert, der uns für die Zukunft schult, doch der dem Publikum viel Geduld und Verständnis abgerungen hat. Bitte probt lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig – jedes Event ist nur so gut wie seine Technik.

Infrastruktur

Hier ist die Checkliste praktisch unendlich. Vom Catering, über Toiletten und Reinigung bis zum Personal – der Teufel liegt im Detail. Auf einem unserer Events stellten wir mit plötzlichem Erschrecken fest, dass das Reinigungspersonal der Szene schlichtweg nicht gewachsen war. Und ob ihr es glaubt oder nicht, die Stimmung steht und fällt mit der richtigen Anzahl an Mülleimern. Wir sind uns für keinen Handgriff zu schade und haben selbstverständlich selbst Hand angelegt. Doch wer intensiv in sein Programm eingebunden ist, hat hierzu manchmal keine Möglichkeit. Planung ist also alles. Eine kostenlose Checkliste zum Download haben wir hier gefunden. Die Liste ist aber auf jeden Fall noch ausbaufähig. Bitte bedenkt jeden noch so kleinen Baustein! Denn ob ihr es glaubt oder nicht, in manchen Event Locations verstehen sich weder Möbel noch WLAN von selbst.

Hot Spot

Die Checkliste ließe sich noch ewig erweitern, grundlegend gilt aber: Planung ist alles. Im Dezember 2018 haben wir übrigens eine Event Location entdeckt, die wir euch an dieser Stelle nicht vorenthalten wollen. Das Möbeldepot in Wien ist nicht nur ein Vintage Shop, der Möbel und Wohnaccessoires mit Nostalgiecharme vertreibt, sondern auch ein attraktiver Austragungsort für Veranstaltungen aller Art. Die Location lebt vor allem von ihrem Ambiente, denn nirgendwo sonst in Wien lässt sich ein ausgelassener Abend inmitten von Asia Antiquitäten und Shabby Chick verbringen. Das Möbeldepot befindet sich außerdem in der Nähe der U6 Station Siebenhirten, bietet reichlich Parkplätze, Catering und Live Cooking sowie eine eigene Disco. Unter anderem haben schon namhafte Partner wie Kununu, Weber Grill oder Naked Kitchen die Vintagehallen des Möbeldepots gefüllt. Und auch wir haben die Location für ein Fotoshooting für uns entdeckt.

Mehr Infos zu unseren vergangenen und noch folgenden Veranstaltungen findet ihr auf unserem Blog, auf Facebook oder Instagram. Wir freuen uns auf ein Kennenlernen oder Wiedersehen auf der ein oder anderen Veranstaltung.

Und so zerbröselt der Keks nunmal,

Eure Rafaela von COMEPASS